Per un’impresa di piccole dimensioni, il problema del controllo delle presenze dei dipendenti si propone come per le aziende di dimensioni superiori. Il sistema di controllo presenze con un software aziendale è il modo migliore per poter sempre mappare la presenza dei propri lavoratori e le ore lavorate con la massima precisione, senza sbagli o errori.
Ogni azienda ha bisogno di poter calcolare le presenze dei dipendenti per sapere con certezza il numero dei lavoratori ed elaborare i cedolini. Le tecnologie a disposizione per farlo sono davvero numerose, su misura delle esigenze delle aziende. Si passa dal classico sistema a firme, ormai abbandonato per la poca sicurezza e praticità e per le tempistiche che richiede, ai timbratura con cartellini a banda magnetica, all’RFID e alle tecnologie più moderne per controllare gli accessi dei dipendenti. Sempre più software si adeguano alle esigenze aziendali anche a livello di ferie, permessi e altre situazioni speciali che possono essere richieste dai dipendenti, per controllare i ritardi e via dicendo.
Ormai i registri excel per controllare le presenze sono quasi del tutto abbandonati perché poco pratici, poco sicuri, inclini ad errori e perché richiedono un carico di lavoro eccessivo da gestire per l’amministrazione. Questo vale non solo per le aziende di grandi dimensioni, ma anche per quelle più piccole. Quanto tempo sprecato per controllare a mano le presenze e elaborare i cedolini: è possibile cambiare musica con un software di rilevazione presenze del personale che semplifica la vita. Spesso si tende a pensare che l’investimento per questi programmi riguardi solamente aziende di medie o grandi dimensioni ma non è assolutamente così, anzi. Anche le aziende di piccole dimensioni possono giovarsi di queste soluzioni pratiche.
Le soluzioni migliori per una piccola azienda
Un’azienda, anche se di piccole dimensioni e con un numero limitato di dipendenti, ha comunque bisogno di sistemi per la rilevazione presenze del personale per evitare errori e semplificare il lavoro. Bisogna cercare però di modulare l’esigenza sulla base dei requisiti dell’azienda. Un’azienda di piccole dimensioni difficilmente avrà bisogno di tutte le caratteristiche di un software rilevazione presenze testato e usato da multinazionali. Ovviamente bisogna optare per una soluzione che soddisfi le proprie necessità senza esagerare. Ad esempio:
- scegliere una soluzione web in cloud. Si tratta di una scelta che consente di usare il software per mezzo di un dispositivo connesso ad internet. In pratica sono appositi software che fanno diventare il pc un vero e proprio rilevatore di presenze (vedi qui https://valeprog.it/Software/RilevatoreVirtuale.aspx ) e questo consente di ottimizzare i tempi e le modalità di utilizzo del sistema. La soluzione web è molto economica, pratica da usare, ideale per un’azienda che debba gestire un numero limitato di dipendenti e di conseguenza non ha bisogno di un sistema eccessivamente complesso o articolato.
- Tablet o smartphone NFC, da usare al posto del badge per rilevare la presenza. In questi casi, si usano questi strumenti per timbrare virtualmente al posto dei badge. La tecnologia RFID consente precisione e sicurezza, e in questo modo l’investimento sarà sicuramente minore.
- Un sistema che comunica con il payroll. Scegliete un sistema di rilevazione presenze che sia in grado di comunicare agevolmente col vostro sistema di payroll, che quindi permetta di elaborare rapidamente i cedolini evitando errori dovuti all’inserimento manuale dei dati all’interno dei programmi delle paghe.
- Un software rilevazione presenze che consenta accesso ai dipendenti. Il personale dovrebbe poter accedere direttamente al software di rilevazione presenze per poter gestire sia le ferie e i permessi che per controllare la situazione, rilevando eventuali anomalie ed errori, in modo da poter consultare online i dati delle loro presenze ed assenze.
